¿Cuáles son las ventajas de usar inteligencia artificial en la gestión de proyectos?

El 38% de las empresas mexicanas ya emplean inteligencia artificial (IA) para llevar a cabo la gestión de sus proyectos. Así lo revela el estudio realizado por Capterra que, con una muestra de 529 personas encuestadas, tres de cada 10 empresas echan mano de este tipo de tecnología para realizar sus proyectos dentro del tiempo y los parámetros establecidos.

Asimismo, al señalar que las empresas usan IA para la gestión, especifica que los aspectos en los que lo hacen son la automatización de tareas, realizar un seguimiento del presupuesto, actualizar el avance del proyecto y notificar a los involucrados.

Aunado a lo anterior, de la muestra empleada en el estudio, un 40% aseguró que “un futuro cercano, tecnologías como la IA en la administración de proyectos se convertirán en el principal impulsor para la toma de decisiones de negocios críticas”. Otro 44% de los encuestados estuvo parcialmente de acuerdo con dicha afirmación.

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¿Cómo se usa la IA en la gestión de proyectos?

Las formas de IA que más a menudo se emplean por las empresas son softwares específicos y plataformas de soporte externo. En el primer caso pueden ser, por ejemplo, programas de control de tiempos y gastos; mientras que el segundo refiere a plataformas como ChatGPT.

De acuerdo con el estudio realizado por Capterra, las áreas principales en las que se emplea la IA son:

• Automatización de tareas: 46%
• Administración de calidad: 45%
• Tareas administrativas o elaboración de informes: 43%
• Planificación y asignación de recursos: 40%
• Administración de riesgos del proyecto: 39%

Ahora bien, el 68% de los encuestados que emplean la IA para la gestión de sus proyectos afirma estar muy satisfecho con los resultados.

¿Cómo beneficia la IA a las empresas?

En el estudio se asegura que el 91% de las empresas han reportado retornos de inversión. Y los tres principales beneficios que experimentan son:

• Logro de los resultados deseados en los proyectos: 32%
• Automatización de tareas repetitivas: 26%
• Mayor precisión a través del uso de datos históricos para cálculos y predicciones: 22%

Mientras que los cuatro aspectos que perciben mejoras en las tareas del día a día:

• Se dispone de más tiempo para enfocarse en tareas esenciales: 51%
• Las empresas interpretan datos de manera más rápida y eficiente: 49%
• Se puede realizar un rango más amplio de tareas: 32%
• Hay más confianza para asumir nuevos proyectos: 29%

Por supuesto, hay otros aspectos que son áreas de oportunidad pues tienen cosas que mejorar. En ese sentido, los desafíos actuales son:

• Falta de habilidades adecuadas dentro del equipo de administración de proyectos para implementar la IA
• Falta de infraestructura tecnológica para implementar la IA
• Reacción desfavorable hacia la IA por parte de los empleados o los responsables de la toma de decisiones.

Recomendaciones para usar adecuadamente la IA en la administración de proyectos:

• Capterra señala que la IA puede optimizar y hasta mejorar los procesos dentro de las empresas. Pero para que ello suceda se tiene que prestar especial atención a los siguientes aspectos:
• Capacitación para el uso de la IA. Esto para que los empleados tengan las habilidades necesarias para usar esta tecnología.
• Definir políticas en el uso de la IA. Esto ayudará a garantizar que los sistemas se desarrollen, desplieguen y utilicen de forma segura, mitigando los riesgos potenciales.
• Verificación de los resultados. La verificación humana permite integrar la experiencia y con ella se puede mejorar la toma de decisiones.

El estudio completo puede consultarse en el siguiente enlace.